WYNAJEM SAMOCHODU - JAK KSIĘGOWAĆ KOSZTY WYNAJMU

Działalność Gospodarcza

Działalność gospodarcza zawsze wymaga mobilności. Usługą bardzo wówczas przydatną, jest  wynajęcie samochodu osobowego.  Stajemy jednak  przed problemem: jak księgować powstałe koszty? Czy należy rozliczyć je przez kilometrówkę, czy też można zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych?

 

Wyjaśniamy:

Kilometrówka - czym jest i na czym polega?

Gdy w prowadzonej działalności gospodarczej wynajmuje się samochód poniesione z tego tytułu koszty może rozliczyć za pomocą ewidencji przebiegu pojazdów (inaczej zwaną kilometrówką).

Dzięki temu, wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do limitu wynikającego z kilometrówki.

Celem ustalenia limitu, zobowiązani jesteśmy przede wszystkim do prowadzenia tzw. ewidencji przebiegu pojazdu, w której zapisywane są wszystkie służbowo pokonywane trasy. 

Wówczas wspomniana granica wynika z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w rozporządzeniu ministra infrastruktury.

 

Stawki kilometrówki na 2015 r.

Dla samochodów osobowych wynoszą:

• 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3,
• 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3.

 

Jak liczyć - przykład 1.

W danym miesiącu wynajęty samochód osobowy o pojemności silnika  1996 cm3  łącznie przejechał 400 km. Dodatkowo w tym samym okresie dokonano koniecznych zakupów:

• paliwo 300 zł brutto (243,90 zł netto).
• płyn do chłodnicy 40 zł brutto (35,52 zł netto).

Na podstawie przejechanych kilometrów oblicza się kwotę, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

400km*0,8358zł/km= 334,32 zł

Następnie obliczamy  kwotę wydatków związanych z eksploatacją pojazdu:

200zł+35,52=88,45 zł

UWAGA:

Na początku lipca 2015 r., weszła w życie zmiana w przepisach podatkowych. Na jej podstawie możemy odliczyć 50% VAT od paliwa do samochodów osobowych w użytku mieszanym. Zmiana jednak dotyczyć będzie tylko paliwa zakupionego po 30 czerwca.

W przypadku płynu chłodniczego bierze się pod uwagę kwotę netto, powiększoną o 50% podatku VAT, istnieje tu możliwość odliczenia 50% VAT.

Limit wydatków jakie w danym miesiącu można zaliczyć do kosztów używania wynajętego samochodu wynosi:

PALIWO - 271,95 zł

PŁYN - 37,76 zł 

RAZEM: 309,71 zł

WNIOSEK: całość wydatków można zaliczyć w koszty uzyskania przychodów. 

 

Jakie wydatki rozliczać w ramach kilometrówki?

W ramach kilometrówki rozliczane mogą być wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (również wynajętego). Do kosztów takich zaliczyć możemy:

• zakup paliwa;
• opłaty za przejazd autostradą i opłaty parkingowe;
• usługi myjni i konserwacji, np. zakup środków pielęgnacyjnych;
• bieżące naprawy i wymiany zużywających się części zamiennych, np. żarówki;
• przeglądy i usługi serwisowe, np. regulacja pracy silnika, geometria kół;
• składki na ubezpieczenie samochodu: OC, NNW, AC (nie w przypadku wynajętego samochodu - wówczas koszt ubezpieczenia jest wliczony w stawkę wynajmu).

 

Wynajem samochodu - zaliczany do kilometrówki, czy też nie?

Zgodnie z interpretacją MF, w sprawie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej z dn. 8 listopada 2013 r.:

...Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu…

 

Koszty wynajmu samochodu osobowego a KPiR

Zgodnie z powyższym, koszt wynajmu samochodu powinien być rozliczany w całości, z pominięciem limitu wynikającego z kilometrówki. Fakturę za taką usługę należy ująć w KPiR - w kolumnie 13, jako pozostałe wydatki.